Haces listas enormes de tareas pendientes con un centenar de puntos, y por la noche te das cuenta de que sólo has hecho tres, y te sientes un fracasado.
El problema es que el cerebro no es capaz de trabajar eficazmente con listas largas, le asusta el volumen y cae en el estupor, eligiendo la tarea más fácil: pasar la cinta, según el corresponsal de .
Prueba la técnica de los «tres elefantes»: cada mañana escribe exactamente tres cosas principales que realmente te harán avanzar hacia tu objetivo, y considera el resto como un extra.
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El segundo secreto es vincular las cosas al contexto o al lugar en lugar de a la hora. En lugar de «Llamaré al cliente a las 15.00», escribe «Llamaré al cliente en cuanto me haya tomado el café de la mañana», porque los plazos rígidos generan estrés, mientras que vincular las cosas a la acción funciona en automático.
¿Te has dado cuenta de que tus días más productivos son los que menos planificas? Eso se debe a que entras en un estado de flujo, y los constantes cambios de temporizador sólo te sacan de sincronía.
Deja un intervalo de al menos media hora entre reuniones para que tu cerebro pueda reiniciarse y procesar la información. Si llenas el día hasta los topes, cualquier imprevisto arruina todos los planes y te quedas sin agenda hasta la noche.
Por la noche, tómate cinco minutos para repasar mentalmente el día de mañana, visualizando cada tarea en detalle. El cerebro no distingue entre realidad e imaginación, y estarás listo para la acción por la mañana porque tus conexiones neuronales ya se han puesto a trabajar.
Programa tus tareas más importantes para la mañana, mientras tu córtex aún está cansado de tomar decisiones. Por la noche, tu fuerza de voluntad está agotada y es más probable que dejes para mañana una llamada difícil, y que vuelva a ocurrir mañana.Aprende a decir «no» a todo lo que no forme parte de tus tres tareas principales, aunque realmente quieras ayudar a un compañero o aceptar un proyecto interesante. Una agenda sobrecargada mata la productividad más rápido que cualquier procrastinador.
Al final de la semana, organiza una auditoría: qué tareas de las previstas no se han hecho y por qué. Puede que esas tareas no sean en absoluto necesarias y que les dediques tiempo sólo por obligación o costumbre.
Recuerde que el descanso no es una recompensa por el trabajo, sino una parte necesaria del mismo. Sin una recuperación de calidad, hasta el plan más ingenioso fracasará, porque los recursos del cuerpo son finitos.
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